根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《云南省檔案條例》及有關規定，為規范學校檔案的借閱使用，確保檔案安全和完整，更好地為學校教學、科研、行政管理等各項工作提供服務,特制訂本辦法。

    第一條 校內外單位和個人，持有介紹信、工作證、身份證或委托書等合法證明，可以利用館藏已開放的檔案。經檔案館審核同意，并辦理查閱手續后，向其提供檔案。

    第二條  本校教職工因工作需要，憑《檔案查閱申請表》，可直接到檔案館辦理登記手續后查閱本單位形成的檔案；查閱其他單位形成的檔案，需事先經歸檔單位負責人同意，方可查閱。

    學校紀委、審計、組織、人事等部門因特殊任務查檔，須持本單位領導簽字的介紹信方可查閱。

    借閱檔案的單位一律不得委托學生代為借閱。
    第三條 校外單位和個人查閱檔案，須持單位介紹信和查檔人有效證件，辦理手續后可查閱本館開放的檔案資料，必要時須經檔案館負責人同意。港澳臺同胞、海外華僑、外國人或者外國組織利用本館已開放的檔案，須經學校外事部門介紹以及檔案館負責人同意，方可查閱，但不予借出。

    第四條  查閱未公開檔案或涉密檔案，本校教職工憑單位介紹信和本人有效證件，填寫《涉密檔案查閱審批表》，經歸檔單位負責人（例如：黨群類、行政類檔案經校領導與黨政辦主任批準，科研類檔案由科技處負責人或課題組負責人批準，財會類檔案由計財處負責人批準）審查同意后，必要時須經學校保密委員會及校領導審查同意，方可查閱利用。

    第五條  因私查閱本人學籍檔案的，須持本人身份證及其它有效證件（畢業生持畢業證或學位證，在校生持學生證）；因私委托他人查閱學籍檔案的，被委托人須持有效證件及查閱人有效委托書，方可查閱。

    第六條  檔案限在館內閱覽。確因工作需要必須借出的，須填寫《檔案借出審批表》，由本單位負責人簽字蓋章，并經歸檔單位及檔案館館長批準方可借出。檔案借出時間不得超過一周。

    第七條  借閱檔案者須對檔案的安全和完整負責。不得損毀檔案，不得拆卷，不得在檔案上涂改、標記，不得增刪檔案內容，不得轉借，不得帶至公共場所；閱畢歸還時，應當面清點注銷。如有違反，將依據《中華人民共和國檔案法》和學校的相關規定嚴肅處理。

    第八條  查閱干部人事檔案，按學校有關干部人事檔案查閱辦法辦理。

【責編/周毅敏 審核/喻新旺】